Оплата

В нашей гостиничной программе используется два условных вида оплаты (раздела): наличная и безналичная. Начну со второго вида:

С начала 2022 года все отели, хостелы, базы отдыха и другие средства размещения должны будут использовать кассовые аппараты (РРО или ПРРО) (если снова не внесут изменения в законодательство).
Закон о применении РРО действует в Украине с 1995 года. Первоначально закон имел всего 7 статей и помещался на 3х страничках. Закон обязывал субъектов ведущих предпринимательскую деятельность за наличный расчет использовать кассовые аппараты.
Далее, с появлением платежных карточек, в закон вносятся изменения, требующие использования РРО при проведении расчетов с использованием платежных карточек. Дальнейшие доработки закона требуют выдачи фискальных чеков практически во всех случаях. Исключение составляет перечисление с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Также освобождены от выдачи фискальных чеков платежи произведенные с платежных терминалов, расположенных в отделениях банков. Если Вы выставляете заказчику счет на безналичную оплату гостиничных услуг и получаете деньги на расчетный счет - тяжело разобраться нужно ли выдавать фискальный чек. Для таких случаев налоговики дают мудрый совет: если не знаете применять ли РРО - применяйте его. Очередная индивидуальная налоговая консультация (применима только к автору запроса, но показывающая возможную тенденцию развития законодательства) сообщает, что применять РРО не нужно, если оплата производилась по раннее выставленному счету посредством интернетбанкинга. Дальше важно не запутаться, какие суммы проведенные по кассовому аппарату следует включать в доход (для налогообложения), а какие не следует, поскольку они включены в доход при разноске банковской выписки. Ошибка может привести к двойному налогообложению полученного дохода, либо к недоплате налога, что может дорого обойтись при налоговой проверке. Наша гостиничная программа поможет Вам правильно сгруппировать доходную часть отеля по группам оплат и наглядно систематизировать её.
Программа "умеет" работать с фискальным регистратором "Мини ФП-54". Это удобный и надежный фискальный регистратор. После формирования квитанции будет распечатан фискальный чек на этом РРО.

Как и ожидалось, законодатели работают над законопроектом № 5866, отменяющим обязательное использование РРО ФОПами с 01.01.2022. Теперь РРО для отелей можно не торопиться покупать.

Квитанция

При оплате проживания и (или) гостиничных услуг в программе формируются квитанции:

Квитанция для оплаты проживания и гостиничных услуг

В заголовочной части квитанции указываются:

Табличная часть квитанции имеет несколько закладок. Наиболее важными в рассматриваемой упрощенной конфигурации гостиничной программы являются "Квитанция" (первая закладка) и "аналитика" - последняя закладка.
Таблица закладки "Квитанция" (строки оплат).

Закладка "Аналитика" содержит информацию о гостях, оплата за проживание и услуги которых была проведена этой квитанцией:

Закладка аналитика квитанции

В описываемой упрощенной версии программы обычно одной квитанцией принимается оплата только за один номер. Но возможности программы позволяют формировать сложные квитанции (оплата за проживание в нескольких номерах, дополнительные услуги). В этом случае, на закладке можно увидеть, за каких гостей из каких номеров была принята оплата. Двойной щелчок по выбранной строке открывает карточку размещения гостя, за которого была принята оплата. Эта операция часто используется и в описываемой упрощенной версии программы.

Квитанция - это документ гостиничной программы, который формируется в режиме прием оплаты. Вместе с квитанцией обычно формируется фискальный чек. Как известно, отсутствует возможность изменения фискального чека, сформированного РРО или ПРОО. Также невозможно изменить и определяющие (фискальные) части квитанции:

Остальные (не фискальные) поля квитанции, которые не касаются фискального чека (номер комнаты, ФИО плательщика, срок проживания) можно изменять. После внесения изменений в квитанцию следует нажать кнопку "Сохранить изменения".

Также в программе существует возможность "безвозвратного" удаления квитанции. Эта операция несет в себе риски злоупотребления персоналом. Поэтому операция может быть разрешена лишь отдельным пользователям. Информация обо всех удаленных квитанциях (с указанием кто и когда произвел удаление) фиксируется в программе

Возврат

Возврат является одной из неприятных операций для кассира. Но без него трудно обойтись в повседневной жизни. Процедура возврата в нашей гостиничной программе построена по аналогии с инструкциями проведения возврата через РРО. Разберем процедуру возврата на простом примере:

После проведения возврата на первоначальной квитанции делается соответствующая пометка:"по квитанции произведен возврат"

Квитанция с пометкой о возврате

Щелчек по этой надписи открывает возвратную квитанцию:

Возвратная квитанция со ссылкой на исходную

На возвратной квитанции также имеется пометка-ссылка на исходную квитанцию. Как упоминалось выше, на закладке аналитика строка таблицы ссылается на карточку размещения, в разделе "оплата" которой можно увидеть все оплаты гостя, которые одновременно являются ссылками на квитанции:

Опдаты карточки размещения

Таким образом в нашей гостиничной программе реализована ссылочная целостность данных между кассовыми документами и документами размещения, благодаря чему предоставляется возможность легких переход между связанными документами.

Печать квитанции

В стандартной поставке нашей программы для гостиниц существует 2 варианта печати квитанции:

Печать квитанции на формате А4 Печать квитанции на формате A4

Печать квитанции на чековом принтере шириной 80 мм Печать квитанции на чековом принтере шириной 80 мм

Управляющие кнопки квитанции

Форма "квитанция" имеет следующие управляющие кнопки:

Управляющие кнопки квитанции

Журнал квитанций

Все квитанции, сформированные в программе помещаются в журнал квитанций:

Журнал квитанций

При открытии в журнале отражаются все квитанции за текущую дату. При помощи фильтра можно выбрать квитанции за любой период.

Журнал содержит следующие поля:

Внизу формы указано количество выбранных квитанций и их сумма.

Фильтр для журнала квитанций

Для отбора квитанций в журнал необходимо использовать фильтр:

Журнал квитанций

Отбор квитанций можно проводить по следующим критериям:

Управляющие кнопки журнала квитанций

Управляющие кнопки расположены в левой верхней части формы журнала:

Управляющие кнопки журнала квитанций

Печать журнала квитанций

Печатная форма журнала называется "Реестр квитанций". При вызове процедуры на печать выводятся те квитанции, которые были выбраны при помощи фильтра:

Печать журнала квитанций

Распечатку реестра квитанций журнала документов по каждому виду оплат удобно использовать в качестве суточных отчетов (отчетов за смену) дежурного кассира:

Прием оплаты

Прием оплаты производится на основании начислений, которые осуществляются в карточке размещения (может быть вызвана из шахматки гостиницы):

Прием оплаты

В верхней части документа собрана информация, взятая из карточки размещения (листа поселения):

Далее следуют поля, которые следует заполнить для формирования оплаты. Все поля заполнены значениями по умолчанию, которые, чаще всего не следует изменять.

После нажатия на кнопку "Применить" гостиничная программа сформирует квитанцию, отразит ее в журнале квитанций. Если установлены соответствующие признаки, то будет распечатана квитанция и сформирован фискальный чек

Прием оплаты онлайн

Наша программа для гостиниц имеет Web-интерфейс, посредством которого ряд операций можно проводить онлайн. Одной из таких операций является прием оплаты. Это дает возможность обслуживать принимать оплату не только кассе отеля, но и в любом другом месте: во дворе базы отдыха, либо в автобусе, движущемся из аэропорта в отель. Операция может проводиться на любом устройстве, на котором установлен Web-браузер (смартфон, планшет, компьютер). Web-форма для приема оплаты онлайн похожа на компьютерную форму приема оплаты:

Прием оплаты онлайн

После заполнения полей и нажатия кнопки "применить" также происходит формирование и печать (при необходимости) квитанции.