Оплата
В нашей гостиничной программе используется два условных вида оплаты (раздела): наличная и безналичная. Начну со второго вида:
- безналичная оплата. Этот вид расчетов включает отношения с корпоративными клиентами (контрагентами). Контрагент размещает заказ на проживание в гостинице группы гостей. Согласно этому заказу программа формирует заявку на групповое размещение. По заявке программой формируется счет на оплату, который отправляется контрагенту. Бухгалтер разносит (автоматически закачивает) в программу банковскую выписку, в которую попадает оплата различных контрагентов. Иногда контрагенты могут выразить желание рассчитаться наличными через кассу гостиницы (это сильно усугубляет ситуацию, поскольку в этом случае законодательно требуется применять РРО, также, как и при оплате через системы, интернетбанкинга аналогичные Приват-24 для физ.лиц). Тем временем в отель приезжают гости, согласно заявок контрагентов. Администратор производит их расселение согласно заявки на бронирование. После выезда гостей программа формирует акт выполненных работ по безналичному проживанию. Также программа формирует акт сверки с контрагентом, оборотную ведомость в разрезе контрагентов. Причем последние документы могут формироваться как по "закрытым" актам, так и по текущему проживанию. Также программа, на основании сформированных актов выполненных работ и банковских выписок формирует налоговые накладные со ставками НДС 7% и 20%. При формировании налоговых накладных учитывается турсбор (НДС не облагается). Ситуацию усложняет факт частого несовпадения турсбора, указанного контрагентом при бронировании номеров (и оплаченного согласно счета) фактически начисленному турсбору, включенному в акт выполненных работ. Таким образом, основным признаком раздела "безналичная оплата" является расчет не с гостями, а с контрагентами. Этот раздел входит только в конфигурацию для крупных отелей и сейчас рассматриваться не будет.
-
наличная оплата. В этот раздел включаются все виды оплат, которые используются отелем для расчетов с индивидуальными гостями. Этот вид оплаты может включать любое количество подвидов. Для удобства, с учетом того, что раздел "безналичная оплата" в данной конфигурации не используется, подвид будем называть видом оплаты. Список видов оплат определяется в настройках видов оплат и может быть изменен пользователем самостоятельно. Виды оплат следует подобрать таким образом, чтобы итоги по ним можно было сверять с бухгалтерскими итогами, либо иными документами (банковская выписка, отчет эквайера, сумма полученная от кассира ...). На практике чаще всего используют следующие виды оплат:
- наличная. Сейчас это самый распространенный вид оплаты (особенно среди баз отдыха). Итог по этому виду оплат должен совпадать с итогом по РРО, суммой выручки, сданной кассиром. Если ведется бухгалтерский учет - корреспонденции Дт 301 - Кт 361 (аналитика: выручка рецепции). Иногда этот вид оплаты разбивают на несколько подвидов (например, проводимых по разным РРО, с соответствующими итогами);
- платежные карточки. Доля этого вида оплаты постоянно увеличивается и во многих отелях (особенно городских, где много командировочных) не уступает доле наличных расчетов. Итог по этому виду оплаты за сутки должен совпадать с суточным итогом (z-отчетом), выдаваемым терминалом и z-отчетом, формируемым РРО. Также банки-эквайеры предоставляют выписки за период. Приватбанк предоставляет доступ к такой выписке через систему "Приват-24 для бизнеса" online. Такие выписки формируются по дате транзакции (снятия денег с карточки плательщика) и по дате зачисления (зачисления денег на расчетный счет получателя). Разумеется, что итог, выдаваемый нашей программой по этому виду оплаты должен совпадать с выпиской сформированной по дате транзакции за одинаковый период. Напомню, что при работе с платежными карточками на Ваш расчетный счет поступает не вся сумма, оплаченная клиентом. С нее снимается комиссия банка (2-4%). Сумма комиссии обычно указывается банком в графе "назначение платежа". При этом налогом (единым налогом, НДС) облагается сумма, оплаченная клиентом (за вычетом турсбора). Кроме комиссии многие банки удерживают со своих клиентов-пользователей терминалов некоторую абонплату (200-300 грн в месяц). Если Вы ведете бухгалтерский учет, то итог, выдаваемый программой по платежным карточкам должен совпадать с итоговой проводкой Дт 361 (аналитика терминал) - Кт 70 + Дт 361 (аналитика терминал) - Кт 64 (турсбор). При этом следует не забывать о проводке Дт 92 - Кт 361 (аналитика терминал) на сумму комиссии банка. Иначе обороты по аналитике не закроются и будет "висеть" задолженность банка перед отелем. В нашей программе (конфигурация для крупных отелей) такая проводка создается автоматически при разноске (закачке) банка. Если используется несколько платежных терминалов, то целесообразно открыть отдельный вид оплаты для каждого терминала. Аналогично можно открыть отдельный вид оплаты, если Вы используете оплату QR-кодами.
- банк. Наша гостиничная программа позволяет формировать счета на оплату. Клиенты, оплачивают услуги гостиницы согласно этих счетов. Эти деньги и будут попадать на Ваш расчетный счет. Поэтому, при получении таких платежей следует использовать данный вид оплаты. Если на Ваш расчетный счет поступают только деньги от клиентов-физлиц за проживание - итог по данному виду оплаты должен совпадать с итогом прихода по банковской выписке. Чаще всего так не бывает. Даже, если Вы ведете только такой вид бизнеса и не работаете с корпоративными клиентами, то в выписку прихода по Вашему расчетному счету могут попасть возвраты от поставщиков. Поэтому банковскую выписку целесообразно обрабатывать бухгалтерской программой, чтобы было легче контролировать движение средств. Так рассматриваемые в этом пункте поступления должны совпадать с бухгалтерской проводкой Дт 311 - Кт 361 (аналитика: клиенты-физлица)
- поступления на личную карточку. Перечисления с платежной карты клиента на личную карту продавца гневно осуждается налоговиками, не приветствуется банками, но в тоже время очень удобно и имеет достаточно широкое распространение. Даже мобильные операторы предлагают подобную услугу(перечисление с карточки на карточку). Поэтому, если Вы все же решите принимать оплату на личную карточку, то следует использовать этот вид оплаты. Итог по этому виду оплаты можно сверить с выпиской по карточке. В бухгалтерском учете выписку по личной карточке обычно не ведут.
С начала 2022 года все отели, хостелы, базы отдыха и другие средства размещения должны будут использовать кассовые аппараты (РРО или ПРРО) (если снова не внесут изменения в законодательство).
Закон о применении РРО действует в Украине с 1995 года. Первоначально закон имел всего 7 статей и помещался на 3х страничках. Закон обязывал субъектов ведущих предпринимательскую деятельность за наличный расчет использовать кассовые аппараты.
Далее, с появлением платежных карточек, в закон вносятся изменения, требующие использования РРО при проведении расчетов с использованием платежных карточек. Дальнейшие доработки закона требуют выдачи фискальных чеков практически во всех случаях. Исключение составляет перечисление с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Также освобождены от выдачи фискальных чеков платежи произведенные с платежных терминалов, расположенных в отделениях банков. Если Вы выставляете заказчику счет на безналичную оплату гостиничных услуг и получаете деньги на расчетный счет - тяжело разобраться нужно ли выдавать фискальный чек. Для таких случаев налоговики дают мудрый совет: если не знаете применять ли РРО - применяйте его. Очередная индивидуальная налоговая консультация (применима только к автору запроса, но показывающая возможную тенденцию развития законодательства) сообщает, что применять РРО не нужно, если оплата производилась по раннее выставленному счету посредством интернетбанкинга.
Дальше важно не запутаться, какие суммы проведенные по кассовому аппарату следует включать в доход (для налогообложения), а какие не следует, поскольку они включены в доход при разноске банковской выписки. Ошибка может привести к двойному налогообложению полученного дохода, либо к недоплате налога, что может дорого обойтись при налоговой проверке. Наша гостиничная программа поможет Вам правильно сгруппировать доходную часть отеля по группам оплат и наглядно систематизировать её.
Программа "умеет" работать с фискальным регистратором "Мини ФП-54". Это удобный и надежный фискальный регистратор. После формирования квитанции будет распечатан фискальный чек на этом РРО.
Как и ожидалось, законодатели работают над законопроектом № 5866, отменяющим обязательное использование РРО ФОПами с 01.01.2022. Теперь РРО для отелей можно не торопиться покупать.
Квитанция
При оплате проживания и (или) гостиничных услуг в программе формируются квитанции:
В заголовочной части квитанции указываются:
- Номер документа
- Дата и время формирования
- Вид оплаты (код)
- ФИО кассира
- Фирма (ФОП), от имени которой сформирована квитанция
- Гостиничный номер
- ФИО плательщика (обычно это ФИО гостя)
- Срок проживания (предоставления услуги)
- Комментарий(примечание)
- Номер платежной карточки (для оплат по терминалу, в соответствии с политикой системы безопасности платежной системы)
- Код транзакции (удобен для сверки с выпиской эквайера)
- Сумма квитанции (указывается внизу документа)
Табличная часть квитанции имеет несколько закладок. Наиболее важными в рассматриваемой упрощенной конфигурации гостиничной программы являются "Квитанция" (первая закладка) и "аналитика" - последняя закладка.
Таблица закладки "Квитанция" (строки оплат).
- Код группы услуг
- Наименование группы услуг
- Код услуги
- Наименование услуги
- Количество
- Цена за единицу
- Сумма
Закладка "Аналитика" содержит информацию о гостях, оплата за проживание и услуги которых была проведена этой квитанцией:
В описываемой упрощенной версии программы обычно одной квитанцией принимается оплата только за один номер. Но возможности программы позволяют формировать сложные квитанции (оплата за проживание в нескольких номерах, дополнительные услуги). В этом случае, на закладке можно увидеть, за каких гостей из каких номеров была принята оплата. Двойной щелчок по выбранной строке открывает карточку размещения гостя, за которого была принята оплата. Эта операция часто используется и в описываемой упрощенной версии программы.
Квитанция - это документ гостиничной программы, который формируется в режиме прием оплаты. Вместе с квитанцией обычно формируется фискальный чек. Как известно, отсутствует возможность изменения фискального чека, сформированного РРО или ПРОО. Также невозможно изменить и определяющие (фискальные) части квитанции:
- сумму квитанции
- дату и время формирования
- вид оплаты
- ФИО кассира
- Фирму
- Строки квитанции
Также в программе существует возможность "безвозвратного" удаления квитанции. Эта операция несет в себе риски злоупотребления персоналом. Поэтому операция может быть разрешена лишь отдельным пользователям. Информация обо всех удаленных квитанциях (с указанием кто и когда произвел удаление) фиксируется в программе
Возврат
Возврат является одной из неприятных операций для кассира. Но без него трудно обойтись в повседневной жизни. Процедура возврата в нашей гостиничной программе построена по аналогии с инструкциями проведения возврата через РРО. Разберем процедуру возврата на простом примере:
- 17 августа Иванов поселился в гостиницу и оплатил стоимость проживания за 7 суток с 17 по 24 августа в сумме 700 грн (для удобства 100 грн/сутки)
- 19 августа планы Иванова изменились и он решил выехать из отеля
- утром Иванов подошел к администратору отеля и сообщил о своем решении покинуть отель(предположим, что согласно правил отеля при преждевременным выезде гостя возврат производится в полном объеме).
- Таким образом фактическое проживание гостя составило 2 суток. Стоимость проживания - 200 грн. Гостем было оплачено 700 грн. Сумма возврата - 500 грн
- Администратор помогает гостю составить заявление о возврате (возможно на специальном бланке)
- Гость подписывает заявление и прикладывает к нему раннее выданные квитанцию и фискальный чек
- Администратор находит в программе полученную от гостя квитанцию (это легко сделать через функцию поиск квитанции по номеру или через карточку размещения)
- Администратор убеждается, что в кассе действительно есть сумма, которую необходимо вернуть (возврат производится на полную сумму изъятых у гостя документов - 700 грн) открывает квитанцию и нажимает кнопку "возврат"
- Гостиничная программа формирует текущей датой (19 августа) возвратную квитанцию с отрицательной суммой 700 грн. Если к программе подключен кассовый аппарат, то на нем также формируется возвратный фискальный чек на эту же сумму
- После формирования возвратной квитанции в карточке размещения будет показано отсутствие оплаты
- Администратор формирует новые квитанцию и фискальный чек на фактическую сумму проживания (200 грн за 2 суток)
- Администратор выдает гостю сформированные документы и сумму возврата 500 грн
- В результате проведенных операций в журнале квитанций, фискальной памяти РРО и на контрольной ленте РРО появятся 2 записи: отрицательная (возвратная) на 700 грн и положительная на 200 грн. Т.е. остаток в кассе уменьшился на 500 грн. Именно такую сумму мы и вернули гостю Иванову
- Также при возврате существует еще одно правило: возврат производится тем же видом оплаты, которым производилась оплата. Этого правила придерживается и наша программа, при формировании возвратной квитанции. Новую квитанцию (на 200 грн) гость может оплатить любым видом оплат
- Особое внимание следует уделить случаю, когда оплата была произведена по терминалу:
- Возврат следует производить на ту же платежную карточку, которой проводилась оплата. Исключения могут составлять случаи окончания срока действия пл.карточки, утеря карточки и др.... Целесообразно, чтобы получатель возврата указал в заявлении номер карточки и причину изменения платежной карточки. Возврат на другую карточку может быть воспринят при проверке, как выплата дохода физ.лицу без соответствующей уплаты налогов
- Иногда кассиры пытаются при возврате произвести на терминале такие же операции, как и на кассовом аппарате: вернуть клиенту на карточку полную сумму (700 грн) и снять с карточки фактическую сумму проживания (200 грн). Опасность такого возврата на платежную карточку заключается в том, что баланс карточки может оказаться нулевым. Банк одобрит операцию возврата по терминалу (в терминологии банка эта операция называется не "возврат", а "заявка на возврат"). Деньги на платежную карточку зачислятся лишь через несколько банковских дней. А провести операцию оплаты по этой карточке не удастся, т.к. на ней банально нет денег. Поэтому придется либо просить у гостя наличные, либо другую платежную карточку, либо верить, что он когда-то перешлет Вам сумму задолженности.
- Проводить операцию возврата по платежному терминалу необходимо в сумме необходимого возврата (500 грн в нашем примере)
После проведения возврата на первоначальной квитанции делается соответствующая пометка:"по квитанции произведен возврат"
Щелчек по этой надписи открывает возвратную квитанцию:
На возвратной квитанции также имеется пометка-ссылка на исходную квитанцию. Как упоминалось выше, на закладке аналитика строка таблицы ссылается на карточку размещения, в разделе "оплата" которой можно увидеть все оплаты гостя, которые одновременно являются ссылками на квитанции:
Таким образом в нашей гостиничной программе реализована ссылочная целостность данных между кассовыми документами и документами размещения, благодаря чему предоставляется возможность легких переход между связанными документами.
Печать квитанции
В стандартной поставке нашей программы для гостиниц существует 2 варианта печати квитанции:
Управляющие кнопки квитанции
Форма "квитанция" имеет следующие управляющие кнопки:
- Сохранить изменения- сохранить нефискальные изменения, внесенные в квитанцию
- Печать квитанции
- Произвести возврат по квитанции
- Удалить квитанцию
Журнал квитанций
Все квитанции, сформированные в программе помещаются в журнал квитанций:
При открытии в журнале отражаются все квитанции за текущую дату. При помощи фильтра можно выбрать квитанции за любой период.
Журнал содержит следующие поля:
- Код фирмы (ФОП)
- Номер квитанции
- Дата оплаты
- Номер комнаты
- Сумма
- Код вида оплаты
- ФИО плательщика
- ФИО кассира, принявшего оплату
Фильтр для журнала квитанций
Для отбора квитанций в журнал необходимо использовать фильтр:
Отбор квитанций можно проводить по следующим критериям:
- Номер квитанции - поиск по этому полю является приоритетным. Если это поле заполнено - гостиничная программа найдет одну или несколько квитанций с указанным номером. Если вместе с номером квитанции заполнены и другие поля - значения других полей игнорируется
- Период - промежуток времени, в течении которого сформированные квитанции попадают в выборку
- Вид оплаты - если установлен признак "все виды оплат" - в выборку попадают все квитанции. Если этот признак не установлен - в выборке окажутся квитанции лишь с теми видами оплат, которые определены в окошке, расположенном ниже. Можно производить выборку по одновременно по нескольким видам оплат (например: на карту и банк)
- Фирма - если в настройке программы определено несколько фирм (или ФОП), то журнал можно формировать лишь по одной фирме
- Кассир - отбираются квитанции, оплата по которым принималась указанным кассиром
- Номер - квитанции, которыми было оплачено проживание (или услуги) гостями из указанного номера
- ФИО - квитанции, плательщиком в которых указан гость с заданной фамилией. Фамилию не обязательно вводить полностью. Можно указать лишь несколько первых букв. Например, если в этом поле указать букву "а", то в выборку попадут все гости, фамилия которых начинается с буквы "а"
- Сумма в пределах - отбираются все квитанции, сумма которых попадает в указанные пределы (больше либо равна первому значению и меньше либо равна второму значению). Если необходимо найти квитанции с конкретной суммой - достаточно заполнить только первое поле. Для выбора возвратных квитанций следует указать отрицательные пределы. Следует помнить, что согласно правил математики, среди 2х отрицательных чисел меньшим будет число с большим модулем. Т.е. выборка с пределами от "-100" до "-1000" всегда будет пустой из-за неправильно заданных пределов.
- Группа услуг - при заполнении этого поля в выборку попадут квитанции, содержащие указанную группу услуг (например ранний заезд или парковка). Следует обратить внимание, что в журнале отражается именно сумма квитанции, а не ее строки с заданной группой оплат
- Можно использовать набор критериев для осуществления выборки. Например, можно выбрать все оплату по заданному номеру за месяц, и др. Исключением является только номер квитанции (см. первый пункт)
Управляющие кнопки журнала квитанций
Управляющие кнопки расположены в левой верхней части формы журнала:
Печать журнала квитанций
Печатная форма журнала называется "Реестр квитанций". При вызове процедуры на печать выводятся те квитанции, которые были выбраны при помощи фильтра:
- В правом верхнем углу отчета указывается дата время его формирования
- В первой строке указывается период, за который отчет сформирован
- Во второй строке указывается вид (виды) оплат квитанций, которые отражаются в журнале.
- Период и виды оплат для журнала задаются при помощи фильтра
- Другие критерии фильтра (кроме периода и вида оплаты) также действуют на критерий отбора, но не указываются в заголовке реестра
Распечатку реестра квитанций журнала документов по каждому виду оплат удобно использовать в качестве суточных отчетов (отчетов за смену) дежурного кассира:
- Отчет по наличной оплате может служить сопроводительной ведомостью к передаваемой кассовой выручке. К нему следует подклеить последние X-отчеты (сделанные перед обнулением или копию z-отчета кассового аппарата. Разумеется, что итоговые суммы по наличной выручке должны совпадать в обоих документах)
- К отчету по платежным карточкам целесообразно подклеивать z-отчет терминала и каждый выданный слип, выданный терминалом.
Прием оплаты
Прием оплаты производится на основании начислений, которые осуществляются в карточке размещения (может быть вызвана из шахматки гостиницы):
В верхней части документа собрана информация, взятая из карточки размещения (листа поселения):
- Номер листа поселения карточки размещения
- ФИО ответственного гостя
- Срок проживания
- Стоимость проживания и дополнительных услуг
Далее следуют поля, которые следует заполнить для формирования оплаты. Все поля заполнены значениями по умолчанию, которые, чаще всего не следует изменять.
- Фирма (или ФОП). Чаще всего в упрощенной версии программы используется только одна фирма. Поэтому это поле является неизменяемым. Если в конфигурации системы указано несколько фирм, то в данном поле можно выбрать именно ту, через которую необходимо произвести оплату
- Сумма оплаты - автоматически заполняется суммой задолженности. При необходимости, эта сумма может быть уменьшена. Например, гость хочет оплатить часть суммы наличными, а часть - платежной карточкой. В этом случае формируем две квитанции (в первой - уменьшаем сумму). Оплата больше задолженности гостиничной программой не допускается.
- Вид оплаты - по умолчанию выбирается наличная оплата. Изменить вид оплаты можно соответствующим переключателем
- Плательщик - по умолчанию заполнено ФИО гостя. Значение этого поля попадает в соответствующее поле квитанции. Указать другую фамилию в этом поле часто просят командировочные
- Комментарий - это поле также распечатывается в квитанции. Чаще всего его не заполняют. Иногда командировочный гость просит указать в нем категорию номера (например, одноместный) или наименование организации (чаще просят иностранцы)
- Печать квитанции - если установить галочку в этом поле, то сформированная квитанция будет распечатана
- Формировать фискальный чек - если установить галочку в этом поле, то гостиничная программа подаст команду кассовому аппарату печатать чек. Поле будет активным только в том случае, если в конфигурации программы настроена работа с кассовым аппаратом
После нажатия на кнопку "Применить" гостиничная программа сформирует квитанцию, отразит ее в журнале квитанций. Если установлены соответствующие признаки, то будет распечатана квитанция и сформирован фискальный чек
Прием оплаты онлайн
Наша программа для гостиниц имеет Web-интерфейс, посредством которого ряд операций можно проводить онлайн. Одной из таких операций является прием оплаты. Это дает возможность обслуживать принимать оплату не только кассе отеля, но и в любом другом месте: во дворе базы отдыха, либо в автобусе, движущемся из аэропорта в отель. Операция может проводиться на любом устройстве, на котором установлен Web-браузер (смартфон, планшет, компьютер). Web-форма для приема оплаты онлайн похожа на компьютерную форму приема оплаты:
После заполнения полей и нажатия кнопки "применить" также происходит формирование и печать (при необходимости) квитанции.