Поселение гостя
В нашей программе для гостиниц используется два вида поселения гостя:
- Свободное поселение - поселение гостя, который пришел в отель без всяких предварительных договоренностей, в надежде, что для него найдется свободный номер
- Поселение по брони - гость прибывает в отель после предварительной договоренности (бронирования номера). В этом случае в гостиничной программе должна быть заявка на его размещение. На руках у гостя может быть подтверждение бронирования выданное нашей программой, либо какой-то ваучер, выданный оператором бронирования. Возможно проживание такого гостя уже оплачено (полностью либо частично)
Свободное поселение гостя
Свободное поселение в нашей программе удобно производить при помощи горизонтальной шахматки гостиницы. В этом случае операция поселения не отличается от операции бронирования. Достаточно выбрать на шахматке подходящий номер и "нарисовать" период проживания (см. бронирование). Важно, чтобы при обозначении размещения на шахматке начало совпадало с текущей датой (действительно, поселится гость может только сегодня. На завтра он может забронировать номер. И неизвестно, приедет ли он завтра или нет). Гостиничная программа предложит Вам заполнить карточку размещения.
Карточка идентична заявке на размещение. Дополнительно в ней появляется кнопка "Поселить". При этом кнопка "забронировать" также остается активной. Действительно, не исключено, что гость в течении дня бронирует себе номер на вечер.
После поселения заполнения анкетных данных нажимаем кнопку "поселить". Гостиничная программа произведет поселение гостя. Информация о поселенном госте отразится на шахматке гостиницы:
Еще раз обращу внимание, что "ленточка размещения", соответствующая проживающему гостю отражается на горизонтальной шахматке обрамлена синей рамкой. Для брони соответсвующая ленточка обрамлена зеленой рамкой.
Как и при бронировании, при поселении гостя могут быть также "типовые операции", такие, как:
- Печать анкеты гостя
- Печать счета гостя
- Прорграммирование карты-ключа для электронного замка
- Прием оплаты
Поселение гостя по брони
Как уже говорилось, бронирование номера представляет собой специальный вид договора о планируемом проживании гостя. Такой договор в нашей гостиничной программе называется заявка на бронирование
Первым шагом при поселении по брони является поиск заявки. В нашей программе используется несколько способов поиска заявки:
Поселение по брони при помощи горизонтальной шахматки
Такой способ поселения приемлем для небольших отелей (до 20 номеров), номерной фонд которых помещается на экране горизонтальной шахматки без прокрутки. В этом случае находим на шахматке ленточку бронирования, соответствующую искомому гостю и подносим к нему мышку:
Под ленточкой появится всплывающее интерактивное окно с дополнительной информацией. Для поселения гостя необходимо нажать на зеленую кнопочку или номер заявки. Гостиничная программа откроет перед Вами форму размещения гостя:
Форма размещения уже включает в себя всю нформацию о планируемом размещении гостя, его пожеланиях, внесенной предоплате. Введенные данные можно подкорректировать. Для завершения операции нажимаем кнопку "поселить", аналогично свободному поселению. Также, как и при свободном поселении можем воспользоваться операциями, собранными на панельке "действия при завершении поселения"
Поселение по брони из формы "Заявки на дату"
Форма заявки на дату предназначена для быстрого поиска заявки на размещение.
При открытии формы пользователь видит список гостей, которые, согласно заявкам, должны заехать сегодня. Также, при помощи этой формы можно просмотреть список гостей, ожидаемых к заезду в любой день. Для удобства в форме существует контекстный поиск, позволяющий легко найти гостя по фамилии или наименованию заказчика (достаточно просто набрать часть слова и список сократится до того количества заявок, которые содержат искомую подстроку).
Найдя нужную заявку следует нажать кнопку "Поселить" (см.рисунок). Другой кнопкой можно открыть заявку для просмотра-корректировки.
После нажатия кнопки "поселить" гостиничная программа откроет такую же форму, как и при поселении из горизонтальной шахматки гостиницы. Дальнейшие действия пользователя должны быть также идентичными.
Поселение по брони из WEB-режима
Одной из функций Web-режима является страничка заявки на дату Web. Практически эта страничка мало чем отличается от одноименной формы гостиничной программы. Однако сущность Web-интерфейса дает возможность встречать и селить гостей не только в специально оборудованном стационарном месте (стойка администратора с оборудованным компьютером), но и у входа в гостиницу, движущемся из аэропорта (вокзала) автобусе, любом другом месте, используя планшет или смартфон.
Также на Web-страничке поселения отражаются примечания, указанные для каждой заявки. Непосредственно с нее можно связаться с гостем:
- позвонить гостю - нажав на ссылку с номером телефона (если Вы работаете со смартфона)
- отправить гостю eMail - нажав на ссылку с eMail
Для поселения гостя onLine следует нажать кнопку "Поселить", имеющуюся в блоке каждого гостя. Web-интерфейс гостиничной программы переадресует вас на страничку, аналогичную форме размещения гостя:
На этой страничке можно ввести необходимые изменения. Далее нажимаем кнопку "Сохранить". Программа производит поселение гостя и Web-интерфейс переадресовывает Вас на страничку карточка номера onLine:
На этой страничке можно отражена вся информация о госте. С нее можно перейти в режим редактирования данных о госте onLine, можно выселить гостя onLine.
Поскольку мы рассматриваем процесс поселения гостя onLine, для нас будет важна операция приема оплаты onLine. На страничке мы видим внесенную гостем предоплату (поле оплачено) и его задолженность. Если задолженность существует и гость готов внести оплату - нажимаем кнопку "Оплатить":
Страничка прием оплаты onLine идентична форме прием оплаты нашей гостиничной программы. Вам необходимо заполнить поле "Сумма оплаты" (по умолчанию поле заполняется суммой задолженности), указать ФИО (наименование) плательщика (по умолчанию заполняется фамилией гостя), указать коментарий, который будет напечатан в квитанции. Если необходимо напечатать квитанцию (расчетный документ), то устанавливаем галочку в соответствующем поле. После заполнения всех полей нажимаем кнопку "Оплатить".
Программа сформирует квитанцию, которую можно просмотреть в журнале квитанций. Если была выбрана опция "печать квитанции", квитанция будет напечатана (возможна печать на стандартном принтере на формате А4, либо печать на термопринтере шириной 80мм):
Печать на квитанции формате А4.
Печать квитанции на термопринтере шириной 80мм.