Настройка тарифов гостиничной программы
Настройка номерного фонда находится на четвертой вкладке формы настройки гостиничной программы.
Стоимость проживания в нашей программе определяются для каждой категории номера. Определяются следующие цены:
- Стоимость проживания в номере за сутки
- Стоимость раннего заезда
- Стоимость позднего выезда
- Стоимость дополнительного места за сутки
- Стоимость детского места за сутки
При этом стоимость проживания в одной и той же категории номеров может быть различной при различных обстоятельствах. К примеру, для крупного туроператора, который выкупает большие объемы номеров, цена должна быть ниже, чем для одиночного заказа. Часто отели выставляют специальные цены для Booking.com. Такие виды цен называют тарифами.
Тарифы так и называют: стандартный, корпоративный, Booking и др. Для каждого тарифа следует задать стоимость проживания для всех категорий номеров. Наша программа может работать с любым количеством тарифов.
Часто отели работают только с одним тарифом. Для дифференциации групп клиентов они используют механизм скидок. Крупным туроператорам предоставляют скидку в 20%, средним - 10% и т.д. Наша программа, наряду с тарифами, также поддерживает механизм скидок. Дополнительно можно использовать ручную цену. Так, если автоматическое округление цены приводит к "неудобным ценам с копейками", Вы можете для любого конкретного проживания округлить цену "удобным для Вас образом".
Помимо градаций по тарифам в отельном бизнесе используется понятие сезонность. Действительно, отель, расположенный на морском побережье в мае или сентябре готов бороться за клиента низкой ценой. В июле - августе, когда каждый номер забронирован за несколько месяцев - есть возможность заработать. Для удобства ценообразования с учетом сезонности в нашей программе вводится понятие периоды действия цен. Это промежутки времени, на протяжении которых цены Вашего отеля будут неизменными для всех тарифов.
Наряду с услугой проживания гостю многие отели предлагают услугу питания. В рассматриваемой упрощенной версии программы это комплексное питание. В карточке размещения указывается количество питаний. Подразумевается, чо каждый день, в течении всего срока проживания, гостям будет предоставляться указанное количество питаний.
В полной версии программы гостям предлагаются отдельно завтрак, обед и ужин. На каждый день можно изменять конфигурацию предоставляемого питания. На каждый отдельный вид питания программа может выдавать отдельный талон (например талон на завтрак на 28 августа или на ужин на 29 августа...). Официант, обслуживая гостя в зале забирает у него талон. Каждый талон имеет уникальный номер. В конце смены официант вводит номера собранных им талонов (специальные формы ввода в нашей программе позволяют сделать это очень быстро). В результате списываем (в управленческом учете) продукты не согласно оплаченным питаниям, а согласно фактически отпущенным. Применение такого механизма приводит к уменьшению расходов на продукты до 20%. Поскольку в талоне указывается дата питания, удобно делать заказ для ресторана на завтрашний день (учитывая "стандартную" неявку)
Ценообразование с включением питания в стоимость проживания позволяет использовать для "вложенного" питания 7% ставку НДС (экономим 13% на ставке НДС). Также этот механизм радует командировочных гостей. Отель имеет право включать стоимость питания в стоимость проживания и печатать в расчетных документах проживание и питание единой строкой. Командировочный гость, составляя авансовый отчет своему бухгалтеру, толи по забывчивости, толи умышленно не указывает, что проживал в отеле с питанием и получает суточные в полном объеме (согласно законодательства суточные для командировочных меньше, если они проживали в отеле с питанием).
Для настройки тарифов (цены на проживание) в нашей гостиничной программе используется специальная форма:
На форме расположены три таблицы. Первые две являются независимыми.
- В первую таблицу следует ввести виды тарифов(код и наименование). Таблица должна содержать хотябы один тариф.
- Во вторую таблицу вводят периоды действия цен. В таблице также должна быть хотябы одна запись. Если будет несколько записей - они должны быть "непрерывными", т.е. очередной период должен начинаться на следующий день после окончания предыдущего. Также периоды должны охватывать сегодняшний день и продолжаться до максимальной даты, на которую можно ввести бронь.
Третья таблица является зависимой от первых двух. В ней представлены цены для всех категорий номеров для выбранных тарифа и периода. Наша программа автоматически отслеживает наличие всех категорий номеров в выбранной группе цен (тарифов). Если какието категории отсутствуют - гостиничная программа предлагает их добавить. Для примера удалим категорию № 3 "Суперiор твiн" из представленного на верхнем рисунке сочетания тариф/период (Booking/начало сезона):
Сразу же после удаления категории на форме появится кнопка с предложением добавить одну категорию. При подведении указателя мыши к этой кнопке открывается всплывающая подсказка с перечнем отсутствующих категорий. Разумеется, что при нажатии на кнопку программа добавит недостающие категории и список снова станет комплектным. Если Вы добавите новую категорию номеров, программа предложит Вам добавить новую строку в список катеогрий для каждой комбинации тарифа и периода. Аналогично поведение программы при добавлении новых тарифа или периода.
При открытии формы все три таблицы находятся в режиме просмотра. Для внесения изменений (заполнения) их следует перевести в режим коректировки. Для управления таблицами используют следующие кнопки:
- Удалить строку - Удаляет строку из таблицы. Если удаляется строка из таблицы тарифов или из таблицы периодов - автоматически удаляются все цены (тарифы) связанные с этой строкой. Начиная новый сезон не следует удалять периоды предыдущего сезона, поскольку в квитанциях прошлого сезона содержатся ссылки на эти тарифы. Только в случае, если Вы новый сезон начинаете с "чистого листа" следует удалить все архивы и прошлогодние тарифы
- Обновить данные в таблицах - эта операция покажет в таблицах изменения, внесенные другими пользователями. Также, внесенные Вами изменения станут доступными всем.
- Перевести таблицу в режим редактирования - это кнопка с фиксацией. Если она нажата - таблица находится в режиме редактирования (Курсор перемещается по полям и можно вносить изменения). Если кнопка отпущена - таблица находится в режиме просмотра (вся активная строка подсвечивается синим цветом). Для добавления новых строк в таблицу следует перевести ее в режим редактирования, опуститься на последнюю строку и нажать стрелочку вниз (на клавиатуре).