Карточка размещения гостя в отеле
расчет стоимости проживания
На шахматке гостиницы отражаются размещения гостей. Для работы с отдельным размещением используется специальная форма карточка размещения:
Размещение гостя может находиться в одном из 3х состояний. Каждому состоянию соответствуют статус:
- Бронь - карточка размещения в нашей гостиничной программе создается именно с этим статусом. На шахматке гостиницы такое размещение отражается зеленым цветом. Также ему соответствует запись в журнале бронирования. Создается карточка размещения при бронировании номера. В неявном виде, размещение проходит этот этап даже при свободном поселении гостя
- Отменена - может быть присвоена только карточке размещения со статусом "бронь" в случае отмены заказа
- Проживание - этот статус размещение получает в момент поселения гостя. В журнале бронирования заявка получает статус "выполнена". Появляется запись в журнале листов поселения. На шахматке гостиницы такое размещение отражается синим цветом.
- Архив - после выселения гостя размещение получает статус "архив". На шахматке гостиницы такое размещение отражается коричневым цветом. В журнале листов поселения соответствующей записи присваивается статус "архив". Обычно, после выселения с размещением не работают. Оно лишь используется гостничной программой для получения статистики.
Пользователи в программе работают с единой формой - карточка размещения. "Внутри" программы существует 2 отдельных документа: заявка на бронирование и лист поселения, которые размещены в соответствующих журналах:
- Заявка на бронирование создается при бронировании номера. Она может быть либо выполнена, либо отменена. Соответствующий статус (действующая, выполненная или отменена) указывается в журнале бронирования. На шахматке гостиницы отражаются только заявки со статусом "действующая". Отмененные заявки не отражаются на шахматке. Выполненные заявки всегда имеют соответствующий лист поселения. Именно лист поселения и отражается на шахматке. Т.е., если внести изменение в карточку размещения со статусом "проживание" (например продлить срок проживания), то в журнале бронирования выполненная заявка останется в прежнем состоянии. Лист поселения, в соответствующем журнале, будет изменен
- Лист поселения всегда имеет соответствующую ему заявку со статусом "выполнена". Только заявка на бронирование со статусом "выполнена" имеет соответствующий ей лист поселения (соотношение всегда один к одному). Заявки с другими статусами (действующая и отменена) не имеют соответствующих им листов поселения. Именно лист поселения вегда отражается на шахматке гостиницы
- Понимание этого абзаца не обязательно для работы с программой. Но оно позволит Вам "выжимать" из программы больше пользы, использовать её по максимуму.
Форма карточки размещения состоит из нескольких частей:
Заголовочная часть
В рассматриваемой упрощенной версии программы заявка является однострочным документом (одной заявкой рекомендуется бронировать только один номер. Хотя даже упрощенная версия позволяет работать с несколькими номерами в одной заявке). Для совместимости с полной версией карточка размещения имеет структуру, аналогичную многострочной заявки на размещение.
В заголовочной части расположены поля, которые чаще бывают общими для многострочной заявки. В отдельных случаях поля из этой части могут изменяться для отдельных строк. На форме поля заголовочной части расположены на отдельной панельке:
- Статус размещения
- Фирма или ФОП лицо, от имени которого проводится размещение (бронирование). От этого лица будет выставлен счет на проживание
- Номер заявки на размещение (бронирование) и дата ее создания
- Название заказчика (или ФИО гостя)
- Признак контрагента. Если признак установлен - гостиничная программа предлагает выбрать заказчика из справочника контрагентов. Этот признак чаще устанавливается для безналичной формы оплаты, которая не используется в упрощенной версии программы. Вносить в справочник контрагентов и использовать в упрощенной версии программы рекомендуется туроператоров и других контрагентов, часто производящих размещение гостей в Вашем отеле. По контрагенту легко проводить выборки размещений.
- Контактные телефон и eMAil - предназначены для связи с гостем. Гостиничная программа может автоматически отправлять на указанный eMail подтверждение бронирования, счет на оплату. Предусмотрена возможность поиска гостей по номеру телефона или eMail. Контактная информация клиентов может быть полезна для ознакомления их с информацией об акциях проводимых отелем, отправки приглашений на новый сезон, поздравления с праздниками и днями рождения (день рождения гостя может быть заполнен в анкете гостя)
- Срок проживания - указываются даты заезда и выезда. Дополнительно указываются признаки раннего заезда и позднего выезда. Эта информация используется для расчета стоимости проживания. По этому сроку на шахматке гостиницы отражается данное размещение
- Питание - указывается количество питаний, выдаваемых гостям каждый день проживания
- Вид оплаты - в рассматриваемой упрощенной версии программы обычно выбирается вид оплаты "касса"
- Примечание - многострочное текстовое поле служит для обмена информацией касательно данного размещения (пожелания гостя, рекомендации администрации по обслуживанию данного размещения...)
Индивидуальная часть
В рассматриваемой версии гостиничной программы карточка размещения приведена к упрощенному однострочному документу. В полной версии - многострочный документ. Поэтому индивидуальную часть карточки размещения можно было бы назвать "строковой частью"
Большинство полей данной части влияют на стоимость проживания.
- Номер комнаты и категория номера
- Количество размещаемых гостей на основных местах, дополнительных местах, а также детей
- Выбранный тариф (часто используется один тариф. В этом случае тариф изменять не нужно)
- Скидка - применяется к стоимости проживания, определенному для данного тарифа. К стоимости питания скидка не применяется
- Фиксированная цена - если заполнено это поле, то указанные значения тарифа и скидки игнорируются. Расчет стоимости проживания производится исходя из указанной цены. К стоимости проживания, как и в обычном случае, прибавляется стоимость питания.
- Гражданство гостей - будет полезно для заполнения годовой формы "1-готель" и квартальной формы 9-ЗЭС
- Начисление турсбора - если этот признак установлен, то программа будет начислять турсбор на размещение гостей в отеле. Начисление производится в соответствии с указанным количеством граждан Украины (не имеющим льготу по турсбору ) и иностранцев
- ФИО основного гостя - заполняется автоматически из поля "заказчик" заголовочной части документа. Если ФИО отличается от поля "заказчика" - следует установить признак "другое ФИО" и ввести нужнве данные
- Паспортные данные - щелчек по данной надписи открывает анкету гостя - специальную форму, предназначенную для ввода анкетных данных (соответственно форме № 1-г). Введенные данные служат для печати регистрационной карты гостя (разработана на основе формы № 1-г)
Баланс гостя (номера)
Хотя раздел логически связан с индивидуальной частью карточки размещения, он рассматривается отдельно в силу своей важности.
Начисление стоимости проживания и дополнительных услуг производится на основании данных, указанных в карточке размещения.
Стоимость проживания расчитывается за весь период проживания. Можно выбрать несколько способов расчета стоимости проживания:
- Для расчета используется тариф, указанный в индивидуальной части. Период определяется согласно указанного срока проживания. Если срок проживания охватывает два периода, то программа автоматически расчитывает количество дней проживания в каждом периоде и вычисляет общую стоимость проживания, суммируя стоимости каждого периода. Категория номера определяется в соответствии с указанным в карточке номером комнаты. Цены, используемые для расчета берутся из таблицы цен для выбранных тарифа, периода (периодов) и категории номера. К расчитанной сумме прибавляются количество дополнительных мест умноженное на количество суток проживания и на цену дополниетельного места (по категории, периоду и тарифу). Также прибавляется стоимость детских мест. Стоимости раннего заезда и позднего выезда добавляются в случае выбора соответствующих признаков в сроке проживания (заголовочная часть карточки размещения). При бронировании номера эти признаки устанавливаются в зависимости от положения курсора мышки в ячейке даты при начале и окончании "рисования ленточки" на шахматке гостиницы
- Если указана скидка, то она применяется к стоимости проживания, расчитанной по алгоритму предыдущего пункта.
- Если в карточке указана фиксированная цена, то значения категории номера, периода проживания и тарифа игнорируются. Весь срок проживания расчитывается согласно указанной цены (даже если он попадает на разные периоды). Стоимость раннего заезда и позднего выезда расчитывается как 50% от фиксированной цены. Скидка также не может быть применена к фиксированной цене.
Стоимость питания расчитывается согласно цены одного питания, указанного в настройках программы. Продолжительность проживания (количество суток) умножается на количество питаний (из заголовочной части) и умножается на цену одного питания. Скидка на стоимость питания не влияет.
Турсбор расчитывается как сумма произведений количества прожитых суток на количество граждан Украины, указанных в разделе турсбор на цену турсбора для граждан Украины за сутки и количества иностарнцев, указанных в том же разделе на цену турсбора для иностранцев за сутки. Цена турсбора для граждан Украины и иностранцев указывается в настройках программы в разделе турсбор
Некоторые цифры и надписи на форме карточки размещения (и другиг формах нашей гостиничной программы) подчеркнуты, а при наведении мышки на них - меняют свои начертания. Эти обозначения являются своеобразными кнопками. Если щелкнуть по ним мышкой, то программа выдаст либо расшифровку выбранного числа, либо выполнит действие, указанные в надписи.
Рассмотрим расшифровки для раздела "баланс гостя":
-
Итоговая сумма "Всего начислено":
-
Сумма "оплачено":
- Даты оплаты
- Номера квитанции
- Вида оплаты
- Суммы
- Плательщика
Двойной щелчок по любой строке открывает выбранную квитанцию для просмотра или проведения необходимых действий (корректировка нефискальной части, печать, возврат, удаление (при наличии прав)...)
- Долг/переплата: Открывает печатный документ счет гостя, показывающий детализацию задолжености/переплаты
Многострочная заявка
Уже говорилось, что карточка размещения является частью многстрочного документа заявка на размещения. В упрощенной версии программы заявка предназначена только для работы в однострочном режиме. Однако в бета-режиме в программе могут быть использованы многострочные заявки.
Для работы с многострочной заявкой используется панель в правом нижнем углу карточки размещения:
В таблице представлены карточки размещения, входящие в состав многострочной заявки. В таблице отражены поля:
- Тип - статус заявки (бронь/проживание/архив)
- Номер - номер комнаты
- Сумма - начисленная стоимость проживания и дополнительных услуг
Получить многострочную заявку можно бронированием на шахматке гостиницы (горизонтальной). В этом случае можно "нарисовать" на шахматке несколько "ленточек". Все выбранные номера отразятся в рассматриваемой таблице карточек размещения.
Ещё одним способом добавить дополнительную карточку размещения в заявку - использовать кнопку добавить строку заявки. После нажатия на кнопку следует указать номер комнаты, карточку размещения в котором необходимо включить в заявку.
Также следует обратить внимание на кнопку удалить. В зависимости от статуса заявки кнопка может иметь разные действия. Так, если заявка имеет статус "бронь", гостиничная программа предложит удалить выбранное бронировние. Для заявок, имеющих статус "проживание" будет предложено либо отменить проживание (вернуться к статусу "бронь"), либо удалить поселение и бронирование полностью. Программа не позволит произвести удаление, если по выбранной карточке была проведена оплата.
Панель действий
Панель расположена в правом верхнем углу карточки размещения. На ней указаны все действия (пункты меню), которые могут быть произведены с данным размещением. Эти действия зависимы от статуса размещения и от вида операции. Напирмер, если карточка гостя открылась при бронировании номера - для нас актуальным будет отправка гостю подтверждения бронироваия на eMail. Если мы открыли карточку гостя, проживающего в отеле, то нам может понадобиться выселить гостя либо принять от него оплату. Иногда на карточке размещения может быть открыто одновременно 2 панели действий: "действия при работе с бронью" и "действия при поселении". Такая ситуация возникнет для заявки со статусом "бронь" в случае, если дата заезда совпадает с текущей датой.
Действия при бронировании
Действия, которые могут быть выполнены по завершении операции бронирования:
- Подтверждение бронирования - отправка на eMail заказчика или печать подтверждения бронирования
- Счет - отправка на eMail заказчика или печать счета
- Принять оплату - прием предоплаты по заявке
Действия при работе с бронью
Действия, которые могут быть выполнены, с заявкой на бронирование:
- Подтверждение бронирования - отправка на eMail заказчика или печать подтверждения бронирования
- Счет - отправка на eMail заказчика или печать счета
- Принять оплату - прием предоплаты по заявке
- Отменить заявку - действие изменяет статус заявки c "действующий" на "отменена". Заявка остается в журнале заявок но перестает отражаться на шахматке гостиницы
- Поселить гостя - эта важнейшая операция, для которой проводится бронирование. Она не указывается на панели действий, а отражается отдельной кнопкой на карточке размещения. Эта кнопка появляется на карточке только для броней, дата поселения которых попадает на сегодняшний день (или раньше, запоздалые брони).
Действия при поселении
Действия, которые могут быть выполнены после завершения операции поселения:
- Печать анкеты гостя - программа распечатывает анкету гостя (аналог формы 1-Г)
- Печать счета гостя
- Прием оплаты
Действия при работе с проживающим
Действия, которые могут быть выполнены, с карточкой размещения гостя, проживающего в отеле:
- Печать анкеты гостя - программа распечатывает анкету гостя (аналог формы 1-Г)
- Печать счета гостя
- Принять оплату
- Выселить гостя
- Отменить поселение - операция отменяет поселение гостя и переводит карточку размещения в состояние "бронь"
Действия при работе с выселеным гостем
Действия, которые могут быть выполнены, с карточкой размещения гостя, проживающего в отеле:
- Печать анкеты гостя - программа распечатывает анкету гостя (аналог формы 1-Г)
- Печать счета гостя
- Принять оплату
Подтверждение бронирования
Документ формируется из карточки размещения со статусом бронь:
Докуент может быть распечатан либо отправлен на eMail. eMAil адрес для отправки докуента подтягивается с карточки размещения. Он может быть изменен перед отправкой. Также может быть изменена тема письма.
Анкета гостя
В карточке размещения указывается только фамилия ответственного гостя. Для ввода детализированных данных нужно нажать на надпись "Паспортные данные" в индивидуальной части карточки размещения. Для работы с паспортными данными используется форма ввода:Счет гостя
Документ показывает начисления стоимости проживания и услуг, оказанных гостю. Также показаны оплаты, сделанные гостем и выведена задолженность (показан баланс):