Карточка размещения гостя в отеле
расчет стоимости проживания

На шахматке гостиницы отражаются размещения гостей. Для работы с отдельным размещением используется специальная форма карточка размещения:

Карточка размещения гостя

Размещение гостя может находиться в одном из 3х состояний. Каждому состоянию соответствуют статус:

Пользователи в программе работают с единой формой - карточка размещения. "Внутри" программы существует 2 отдельных документа: заявка на бронирование и лист поселения, которые размещены в соответствующих журналах:

Форма карточки размещения состоит из нескольких частей:

Заголовочная часть

В рассматриваемой упрощенной версии программы заявка является однострочным документом (одной заявкой рекомендуется бронировать только один номер. Хотя даже упрощенная версия позволяет работать с несколькими номерами в одной заявке). Для совместимости с полной версией карточка размещения имеет структуру, аналогичную многострочной заявки на размещение.

В заголовочной части расположены поля, которые чаще бывают общими для многострочной заявки. В отдельных случаях поля из этой части могут изменяться для отдельных строк. На форме поля заголовочной части расположены на отдельной панельке:

Заголовочная часть карточки размещения

Индивидуальная часть

В рассматриваемой версии гостиничной программы карточка размещения приведена к упрощенному однострочному документу. В полной версии - многострочный документ. Поэтому индивидуальную часть карточки размещения можно было бы назвать "строковой частью"

Индивидуальная (строковая) часть карточки размещения

Большинство полей данной части влияют на стоимость проживания.

Баланс гостя (номера)

Хотя раздел логически связан с индивидуальной частью карточки размещения, он рассматривается отдельно в силу своей важности.

Начисление стоимости проживания и дополнительных услуг производится на основании данных, указанных в карточке размещения.

Стоимость проживания расчитывается за весь период проживания. Можно выбрать несколько способов расчета стоимости проживания:

Стоимость питания расчитывается согласно цены одного питания, указанного в настройках программы. Продолжительность проживания (количество суток) умножается на количество питаний (из заголовочной части) и умножается на цену одного питания. Скидка на стоимость питания не влияет.

Турсбор расчитывается как сумма произведений количества прожитых суток на количество граждан Украины, указанных в разделе турсбор на цену турсбора для граждан Украины за сутки и количества иностарнцев, указанных в том же разделе на цену турсбора для иностранцев за сутки. Цена турсбора для граждан Украины и иностранцев указывается в настройках программы в разделе турсбор

Баланс гостя (номера)

Некоторые цифры и надписи на форме карточки размещения (и другиг формах нашей гостиничной программы) подчеркнуты, а при наведении мышки на них - меняют свои начертания. Эти обозначения являются своеобразными кнопками. Если щелкнуть по ним мышкой, то программа выдаст либо расшифровку выбранного числа, либо выполнит действие, указанные в надписи.

Рассмотрим расшифровки для раздела "баланс гостя":

Многострочная заявка

Уже говорилось, что карточка размещения является частью многстрочного документа заявка на размещения. В упрощенной версии программы заявка предназначена только для работы в однострочном режиме. Однако в бета-режиме в программе могут быть использованы многострочные заявки.

Для работы с многострочной заявкой используется панель в правом нижнем углу карточки размещения:

Индивидуальная (строковая) часть карточки размещения

В таблице представлены карточки размещения, входящие в состав многострочной заявки. В таблице отражены поля:

Перемещение по строкам таблицы открывает на форме карточку размещения, соответствующую выбранной строке.

Получить многострочную заявку можно бронированием на шахматке гостиницы (горизонтальной). В этом случае можно "нарисовать" на шахматке несколько "ленточек". Все выбранные номера отразятся в рассматриваемой таблице карточек размещения.

Ещё одним способом добавить дополнительную карточку размещения в заявку - использовать кнопку добавить строку заявки. После нажатия на кнопку следует указать номер комнаты, карточку размещения в котором необходимо включить в заявку.

Также следует обратить внимание на кнопку удалить. В зависимости от статуса заявки кнопка может иметь разные действия. Так, если заявка имеет статус "бронь", гостиничная программа предложит удалить выбранное бронировние. Для заявок, имеющих статус "проживание" будет предложено либо отменить проживание (вернуться к статусу "бронь"), либо удалить поселение и бронирование полностью. Программа не позволит произвести удаление, если по выбранной карточке была проведена оплата.

Панель действий

Панель расположена в правом верхнем углу карточки размещения. На ней указаны все действия (пункты меню), которые могут быть произведены с данным размещением. Эти действия зависимы от статуса размещения и от вида операции. Напирмер, если карточка гостя открылась при бронировании номера - для нас актуальным будет отправка гостю подтверждения бронироваия на eMail. Если мы открыли карточку гостя, проживающего в отеле, то нам может понадобиться выселить гостя либо принять от него оплату. Иногда на карточке размещения может быть открыто одновременно 2 панели действий: "действия при работе с бронью" и "действия при поселении". Такая ситуация возникнет для заявки со статусом "бронь" в случае, если дата заезда совпадает с текущей датой.

Действия при бронировании

Действия, которые могут быть выполнены по завершении операции бронирования:

Действия по завершении бронирования номера

Отмеченные действия будут выполнены после сохранения создаваемого бронирования. Если бронирование не будет сохранено, то и действия не будут выполнены.

Действия при работе с бронью

Действия, которые могут быть выполнены, с заявкой на бронирование:

Действия с заявкой на бронирование

Указанные действия могут быть выполнены из открытой карточки размещения со статусом "бронь"

Действия при поселении

Действия, которые могут быть выполнены после завершения операции поселения:

Действия после завершения операции проживания

Отмеченные действия будут выполнены после завершения поселения

Действия при работе с проживающим

Действия, которые могут быть выполнены, с карточкой размещения гостя, проживающего в отеле:

Действия с гостем

Указанные действия могут быть выполнены из открытой карточки размещения со статусом "проживание"

Действия при работе с выселеным гостем

Действия, которые могут быть выполнены, с карточкой размещения гостя, проживающего в отеле:

Действия с гостем

Указанные действия могут быть выполнены из открытой карточки размещения со статусом "архив"

Подтверждение бронирования

Документ формируется из карточки размещения со статусом бронь:

Подтверждение бронирования

Докуент может быть распечатан либо отправлен на eMail. eMAil адрес для отправки докуента подтягивается с карточки размещения. Он может быть изменен перед отправкой. Также может быть изменена тема письма.

Анкета гостя

В карточке размещения указывается только фамилия ответственного гостя. Для ввода детализированных данных нужно нажать на надпись "Паспортные данные" в индивидуальной части карточки размещения. Для работы с паспортными данными используется форма ввода:
Ввод паспортных (анкетных) данных
Введенные данные используются для печати анкеты гостя:
Печать анкеты гостя при поселении в отель

Счет гостя

Документ показывает начисления стоимости проживания и услуг, оказанных гостю. Также показаны оплаты, сделанные гостем и выведена задолженность (показан баланс):

Печать счета гостя