Журналы документов
Основными задачами, выполняемыми нашей гостиничной программой являются размещение гостей и расчеты с гостями. Каждая из этих задач описывается специальным документом:
Размещение гостя проходит две последовательные стадии: бронирование и непосредственно размещение.
При бронировании номера программой создается отдельный документ заявка на бронирование. Заявка на бронирование может находится в одном из трех состояний, каждое из которых характеризуется статусом:
- Действующий - номер забронирован. Заявка отражается на шахматке гостиницы
- Выполнена - гость поселен. На основании заявки программа формирует лист поселения. Заявка перестает отражаться на шахматке гостиницы. Теперь отражается соответствующий ей лист поселения
- Отменена - заявка отменена. Она перестает отражаться на шахматке гостиницы (за ненадобностью).
На шахматке мы видим только действующие заявки на размещение. Отмененные заявки на шахматке не отражаются (т.к. они нас больше не интересуют. Если всетаки отмененная заявка заинтересовала - ее легко найти через журнал бронирования. Найденную отмененную заявку можно просмотреть и даже восстановить (сделать снова действующей)).
Если гость добрался до отеля и был поселен, то заявка на бронирование приобретает статус выполнена и для поселенных гостей открывается новый документ лист поселения. Лист поселения может находиться только в двух состояниях, каждому из которых соответствуют статусы:
- Проживание - номер заселен. Гости заехали в номер
- Архив - номер освобожден и передан на уборку. Гости выехали
Даже если гость пробыл в номере всего несколько минут и отказался от проживания (номер не понравился), все равно заявка получает статус "выполнена" и гостя необходимо выселить. Тогда лист поселения получит статус "архив". При этом в журнале листов поселения видно время нахождения гостя в номере. Анализ преждевременных выселений (отказов от поселения) может оказаться весьма полезным.
Если гость не отменил бронь и не прибыл в отель - заявку следует отменить согласно правил Вашего предприятия. Стандартным является отмена брони после 18:00. Наиболее приемлимым вариантом является связаться с гостем и уточнить о прибытии его в отель. В нашей гостиничной программе существует форма заявки на дату, в которой указаны контактные данные гостей, прибытие которых ожидается сегодня. Также можно воспользоваться аналогичной формой из WEB-интерфейса нашей гостиничной программы посредством смартфона, который позволит связаться с потенциальным гостем по телефону нажатием пальца.
Для удобства, в нашей упрощенной версии программы, оба документа (заявка на бронирование и лист поселения) объединены в единый докуент- карточка размещения. Определить какой документ сейчас перед Вами можно по статусу карточки размещения:
- Если статус бронь или отменена - перед Вами заявка на бронирование
- Если статус проживание либо архив - перед Вами лист поселения
Соответственно найти докуент можно в журнале бронирования либо в журнале листов поселения.
Документы квитанция собраны в журнале квитанций